Na de verhuizing van patiënten en goederen naar de nieuwbouw is de ingebruikname van gebouw A een feit. ‘Een unieke klus die dankzij een goede voorbereiding en geweldige inzet van het team veilig en gecontroleerd is verlopen’, aan het woord is Maarten Walhout, programmamanager Inrichting & Ingebruikname, kortweg I&I. ‘Sinds maandag 4 juli ontvangen we de eerste poliklinische patiënten in de nieuwbouw.’ Aan een grootschalige en complexe verhuizing als deze is een grondige voorbereiding vooraf gegaan.
Voorbereiding
Bij een verhuizing met deze omvang komt veel kijken en daarom is een goede voorbereiding cruciaal. Hoe beter en vollediger voorbereid, hoe soepeler het verloopt.’ Maarten: ‘In 2019 begonnen we met voorbereiden. Alles wat nodig is voor de inrichting en ingebruikname brachten we in kaart. Alle elementen worden benoemd, gedefinieerd, gecategoriseerd en geclusterd. Dat vraagt om een nauwkeurige planning én levering, want het gaat bij elkaar om zo’n 78.000 unieke objecten onderverdeeld in 8 deelprogramma’s en 120 deelprojecten. Denk aan materialen voor de inrichting, ICT en de medische technologie. Maar ook afvalverzameling en voeding.’
Obeya
‘Vanuit de Obeya is alles nauwlettend in de gaten gehouden.’ Obeya is Japans voor ‘grote kamer’ en beslaat een ruimte in de nieuwbouw waar alle informatie visueel aan de muur hangt. ‘Zo hebben we overzicht en inzicht in de status van de materialen en de eventuele knelpunten.’ De ingebruikname begin juli was het uitgangspunt. ‘Vanaf daar zijn we gaan terugtellen. Levertijden zijn essentieel. Vandaag besteld en morgen geleverd gaat voor lang niet alle materialen op. Soms loopt het wel op tot 8 maanden of een jaar, zoals bij gordijnen en oogheelkundige units. De langste levertijd is 1,5 jaar; voor de beddenwasmachine.’ Vanaf eind maart kwamen de eerste leveringen binnen, die direct naar de juiste plek gaan. Daar volgde een fase van controle. ‘Alles moet, behalve er zijn, ook goed functioneren.’
Patiënt en goederenverhuizing
De verhuizing; 24 afdelingen, circa 100 patiënten, 2 dagen. Aan de hand van een verhuisdraaiboek zijn patiënten in fases verhuisd. ‘In het verhuisweekend verhuisden we naast patiënten ook medische apparatuur zoals bloeddrukmeters, ECG-apparatuur en microscopen. Maar ook apparaten zoals ijsmachines, koelkasten, computers en printers.’
Is het nu klaar?
Na de verhuizing is de klus nog niet geklaard. Nazorg is minstens zo belangrijk, volgens Maarten. ‘Tijdens de voorbereiding en de verhuizing volgen we de planning. Die is als een rijdende trein; stoppen is geen optie.’ Dat alles vlekkeloos verloopt is natuurlijk een illusie. ‘Na het in gebruik nemen van het gebouw kijken we naar welke issues er nog zijn en hoe we die oplossen. Daar nemen we nu de tijd voor.’
